仕事の効率化について考えたこと

効率化を模索するきっかけ

先月、いくつかの大きなプロジェクトが重なり、例年になく忙しい日々を過ごしました。毎日遅くまで残業し、休日も仕事のことが頭から離れず、心身ともに疲れ果ててしまいました。

このままではいけないと思い、仕事の効率化について本気で考えるようになりました。いくつかの方法を試してみたので、その経過と結果をシェアしたいと思います。

25分集中して作業し、5分休憩するというサイクルを繰り返す方法です。最初は「たった25分？」と思いましたが、集中して取り組むと意外と長く感じるものです。

この方法の良い点は、脳に明確な「切り替え」を与えることで、集中力を持続させやすくなること。また、短い時間で区切ることで、大きなタスクに対する心理的なハードルが下がるのも感じました。

毎朝、その日に取り組むタスクを書き出し、重要度と緊急度でマトリックス分類する習慣をつけました。特に「重要だが緊急ではない」タスクに計画的に取り組むようにしたところ、後々の「火消し」が減りました。

また、タスクを完了したときに物理的に紙に線を引くという単純な行為が、想像以上に達成感をもたらすことに気づきました。

これが最も難しかったですが、同時に最も効果的だったかもしれません。必要以上の会議への参加を断ったり、自分の専門外の相談を適切な人に回したりすることを意識しました。

最初は罪悪感がありましたが、自分のキャパシティを正直に伝えることで、周囲の理解も得られるようになりました。何より、核となる業務に集中できるようになったのが大きな変化です。

これらの方法を約1ヶ月続けてみて、目に見える変化がありました。残業時間が週に平均で5時間ほど減少し、仕事の質も向上したという評価をいただきました。

しかし、最も大きかったのは精神的な余裕が生まれたことです。仕事が終わった後の時間を趣味や家族との時間に充てられるようになり、翌日への活力につながっています。

もちろん、すべてが上手くいっているわけではありません。突発的な業務が入るとすぐに計画が崩れてしまうこと、在宅勤務での集中力維持が難しいことなど、課題はまだあります。

これらの課題に対しては、さらに柔軟な計画の立て方や、在宅勤務環境の整備などを検討しているところです。

効率化の方法は人それぞれだと思いますが、自分に合った方法を探し、少しずつ習慣化していくことが大切だと感じています。皆さんも何か効率化の工夫があれば、ぜひコメントで教えてください。お互いにより良い働き方を模索していきましょう。